Come programmare una giornata in ufficio

Che cronotipo sei? Allodola o gufo? Se appartieni alla prima categoria significa che ti butti a capofitto sul lavoro, rendendo bene, durante la prima parte della giornata, nel caso in cui tu ti senta più attivo nel pomeriggio o sul far della sera è sintomatico di una personalità tipica del gufo.

Vediamo come organizzare al meglio una giornata in ufficio se fai parte del primo gruppo animale o del secondo.

Allodola

L’allodola, definita da Shakespeare la messaggera dell’alba, è la persona che preferisce svegliarsi presto e mostrare fin da subito una vitalità e un entusiasmo tali da diventare il motore della giornata. La persona “allodola” però rischia di stancarsi presto e di arrivare alla fine della giornata stremata senza la voglia di fare altro se non quello di riposarsi e dormire.

In ufficio le allodole devono necessariamente spostare la parte più impegnativa degli impegni durante il mattino, quindi riunioni, decisioni strategiche da prendere, problemi da risolvere e gestione delle relazioni, è utile che vengano svolte prima della pausa pranzo. L’allodola, appena arriva in ufficio, tenderebbe a rispondere subito alle e-mail, effettuare le telefonate pianificate e smaltire la documentazione necessaria. Niente di più sbagliato! E’ importante, come prima cosa quando ci si siede alla scrivania, prendersi quei 5-10 minuti per pianificare le attività della giornata ed elencare le cose da fare secondo il metodo di Eisenhower che riassumo qui:

  • Attività importanti e urgenti
  • Attività importanti ma non urgenti
  • Attività non importanti ma urgenti
  • Attività non importanti e non urgenti

Non è solo un mero elenco, ma anche l’ordine, come afferma chi teorizza la gestione del tempo, in cui dovrebbero essere trattate le varie attività professionali da svolgere quotidianamente. Solo classificando le attività secondo questo elenco riuscirai ad organizzare il tuo tempo e muoverti correttamente risolvendo le vere priorità.

Gufo

Chi si riconosce nel gufo invece ha una vitalità spostata più dopo la pausa pranzo e di conseguenza anche la “resa professionale” è maggiore nel pomeriggio. Il rischio principale dell’essere gufo è quello di procrastinare le attività, specialmente se il tipo di lavoro svolto permette molta autonomia nella gestione, costringendo i gufi a recuperare velocemente le pratiche non svolte a partire dal pomeriggio. Per ovviare a questa brutta pratica è molto importante, non solo applicare il metodo di Eisenhower descritto sopra, ma organizzare al meglio il lavoro ponendoci regolarmente degli obiettivi e suddividendo la giornata in gruppi di attività. Per esempio: le prime due ore del mattino rispondo alle e-mail, altre due ore per i contatti telefonici/solleciti o a riunioni con i colleghi, e via dicendo. Naturalmente questo esempio è valido solo se il contesto lo permette e se è possibile un minimo di autonomia nella gestione. Tutto ciò favorisce un’attenzione maggiore a ciò che devi svolgere, organizzando il tuo lavoro piuttosto che occuparsi di molte attività contemporaneamente, altra caratteristica tipica dei gufi.

In emtrambi i casi comunque è fondamentale l’uso consapevole dell’agenda. Ma su questo argomento tornerò successivamente.

Per chi volesse approfondire la gestione del tempo consiglio questi testi:

Brian Tracy – Gestione del tempo

Marion E. Haynes – Time Management. Come organizzare al meglio la propria settimana di lavoro

OSM Lavoro – Perché non ho mai tempo?

Harvard Business Essentials – Time Management. Accrescere la propria produttività ed efficacia

Flavio Cabrini, Ugo Ravaioli – Batti il tempo

Cesare Sansavini, Alessandro Sansavini – Time Management. Come gestire il tempo per non essere schiavi dei propri impegni

Immagine tratta da ilsole24ore.com

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *