Sembra il titolo di un libro o un film, in realtà è il dato di fatto di gran parte di tutte le riunioni che normalmente si tengono in una qualsiasi azienda. Non sono quasi mai perfette, perché viene a mancare regolarmente almeno una delle seguenti caratteristiche che stanno alla base di una riunione ben organizzata e quindi perfetta.

– Definizione degli obiettivi

Una riunione non si fa mai a caso, come per esempio per testare gli animi dei dipendenti o per informare su progetti che in realtà sono già a conoscenza tutti. Una riunione deve presupporre un motivo più che valido per essere convocata e soprattutto deve essere definita alla luce di obiettivi concreti e smart (specifici, misurabili, accessibili, realistici e temporali). Obiettivi che devono essere individuati da chi organizza e gestisce la riunione e comunicati una volta che l’incontro è iniziato. Quando la riunione è di tipo decisionale o di coordinamento gli obiettivi possono essere comunicati in fase di convocazione per favorire una riflessione tra i partecipanti già prima dell’incontro.

– Previsione e condivisione dei tempi di svolgimento

Quante volte la riunione dura di più di quanto si ipotizzava? Quasi sempre! Ciò è dovuto da una non corretta azione di leadership e soprattutto dalla mancanza di una focalizzazione sugli obiettivi. È fondamentale prevedere e soprattutto comunicare ai partecipanti il tempo necessario al corretto svolgimento del meeting. Inoltre il tempo non dovrebbe mai superare le 2 ore perché il tasso di attenzione dei partecipanti cala già dopo la prima mezz’ora e si rischia che i punti all’ordine del giorno più bassi vengano discussi con meno partecipazione.

– Predisposizione di un ordine del giorno conosciuto dai partecipanti

Eh sì, anche l’ordine del giorno è uno di quegli elementi che talvolta si omette, ma è di fondamentale importanza per il coinvolgimento dei partecipanti alla riunione. Solitamente ogni incontro dovrebbe prevedere pochi punti di discussione, a meno che non siano argomenti da discutere e risolvere velocemente, diciamo un massimo di 4-5 tra cui l’immancabile “varie ed eventuali”. Su questo punto apro una piccola parentesi… Il “varie ed eventuali” non deve essere riportato nell’elenco puntato come una formula standard da mettere alla fine, ma il suo utilizzo deve essere ponderato alle reali necessità aziendali e, ancora una volta, coerente con gli obiettivi della riunione. Per esempio se un incontro è richiesto per informare sull’andamento di bilancio di un’azienda, mettere al termine dell’ordine del giorno “varie ed eventuali” presuppone critiche, suggerimenti, o nel peggiore dei casi interventi fuori tema e forse in questa occasione è meglio evitare ogni occasione accusatoria.

– Preparazione materiali e strumenti a corredo

Purtroppo non ci pensiamo sempre, ma una volta che la riunione è iniziata è consigliato consegnare ai partecipanti del materiale esplicativo dei temi che verranno trattati. Se presentiamo un nuovo progetto sarebbe utile fornire un abstract del progetto stesso, se l’obiettivo è quello di promuovere un servizio o un prodotto, sarebbe utile che ogni partecipante conoscesse quel progetto o servizio fornendogli brochure, schede tecniche o il prodotto direttamente. Inoltre dotarsi di una presentazione video o il più classico Power Point può essere un ottimo modo per favorire la memorizzazione di alcuni concetti importanti. Consiglio anche il social Prezi.com capace di creare delle presentazioni animate a partire da infografiche.

– L’importanza del dibattito

In una riunione tutto deve essere calcolato e previsto o meglio chi ha il compito di gestire l’incontro dovrebbe anche prevedere se una determinata comunicazione può suscitare particolari “effetti” tra i partecipanti. La notizia di un ridimensionamento aziendale, o una critica al modus operandi di un ufficio può scaturire emozioni contrastanti e far emergere interventi ostili, aggressivi e di opportunismo. Il fatto e un’eventuale risposta di chi gestisce la riunione devono essere previsti e calcolati.

È consigliabile però non rendere le riunioni un incontro in cui trasferire informazioni senza prevedere un dibattito o un confronto tra i partecipanti perché diventerebbero occasioni per il “cattivo” leader in cui confermare un atteggiamento di superiorità nei confronti dei dipendenti e far piovere dall’alto notizie che i dipendenti potranno solo subire senza diritto di replica. Una riunione perfetta prevede un incontro, un confronto tra più persone e deve essere vista sempre nella logica di fare squadra e valorizzare le competenze di ognuno per il bene della comunità professionale.

– Conclusione con un piano di intervento

Ogni riunione deve però terminare con un piano di azione che dà una svolta operativa a quanto ipotizzato e messo sul tavolo solo oralmente. Se la riunione non prevede questo passaggio, non ha il diritto di esistere. Alla fine ogni singolo partecipante deve avere chiaro cosa deve fare per contribuire agli obiettivi espletati a inizio incontro. Le mansioni da svolgere possono essere anche presentate attraverso strumenti operativi come il famoso Diagramma di Gantt che permette una pianificazione delle attività per “pietre miliari” sulla barra del tempo.

– Monitoraggio del lavoro svolto nei giorni successivi

È compito di un ottimo project manager (colui che solitamente indice la riunione) monitorare il lavoro messo in atto durante l’incontro facendo riferimento ai compiti assegnati ai partecipanti. Senza questo step finale la riunione potrebbe non produrre i suoi effetti e quindi risultare inutile.

Per concludere con un sorriso riporto un video di una riunione esilarante che sta circolando in rete in questi giorni, oltre a far capire alcune dinamiche che abbiamo espresso è una critica a certe richieste strampalate che i designer sentono quotidianamente…

Successful Business Meeting — Image by © Corbis